Le carnet d’entretien de copropriété : un outil indispensable pour les administrateurs

L’entretien d’une copropriété n’est pas simple. Il faut assurer le suivi de la maintenance des parties communes, de l’entretien des équipements et de la réalisation des tâches régulières. Qui plus est, il est de la responsabilité des administrateurs de la copropriété de veiller à la conservation du bâtiment.

L’entrée en vigueur de la loi 16 oblige désormais les administrateurs de la copropriété à se doter d’un carnet d’entretien préparé par un professionnel du bâtiment. Ce document constitue un registre et un guide indispensable pour suivre l’historique du bâtiment et pour en planifier l’entretien.

Le carnet d’entretien d’une copropriété est-il obligatoire?

Les copropriétés qui existaient avant le 5 décembre 2019 ont obtenu un sursis de 3 ans pour se conformer à la nouvelle loi. D’ici le 5 décembre 2022, elles devront avoir réalisé une étude du fonds de prévoyance de la copropriété et mis sur pied leur carnet d’entretien.

Les copropriétés créées après le 5 décembre 2019, quant à elles, ont l’obligation de se conformer immédiatement à la loi.

Certaines mesures transitoires ont été prévues, notamment pour reconnaître les carnets d’entretien obtenus dans les deux années précédant l’entrée en vigueur de la loi. Pour en savoir plus sur les mesures transitoires prévues par la loi 16, contactez notre équipe ou consultez le site de l’Assemblée nationale du Québec à l’adresse suivante :
http://www.assnat.qc.ca/fr/travaux-parlementaires/projets-loi/projet-loi-16-42-1.html

C’est quoi un carnet d’entretien de copropriété?

Le carnet d’entretien n’est cependant pas simple à réaliser. En plus de dresser l’historique des tâches et des dépenses, il amène les administrateurs à évaluer et à planifier des tâches courantes et des dépenses récurrentes. Pour ce faire, ils doivent prendre en considération les aspects financiers de la copropriété ainsi que les travaux nécessaires à son entretien et au maintien de son état de santé.

Alors que l’étude du fonds de prévoyance assure une meilleure planification des travaux majeurs, le carnet d’entretien, lui, sert plutôt de guide pour les tâches quotidiennes, régulières et répétitives. Il donne des balises claires aux administrateurs pour prendre soin du bâtiment, jour après jour, et pour planifier adéquatement son entretien à long terme.

Pour qu’il soit utile et rentable, le carnet d’entretien doit trouver un équilibre entre la précision des informations qu’il contient et les coûts de son maintien. Sans l’aide de professionnels du bâtiment, il peut imposer un système beaucoup trop complexe, engendrant des coûts de gestion et d’exécution astronomiques.

Généralement, la création du carnet d’entretien suit ces étapes :

• Inventaire des documents et des informations ;
• Inspection des équipements, des composantes et des matériaux du bâtiment ;
• Liste des tâches nécessaires à l’entretien du bâtiment et des responsables (concierge, sous-traitant, etc.) ;
• Calcul des coûts d’entretien du bâtiment ;
• Calendrier des tâches et mesures de suivi (audit, grille de vérification, etc.) ;
• Préparation du document.

Pourquoi le carnet d’entretien est-il exigé?

Les administrateurs d’une copropriété peuvent changer d’une année à l’autre. Les besoins en entretien du bâtiment, eux, demeurent. Trop souvent, les nouveaux administrateurs ignorent l’état réel de la copropriété ou les opérations nécessaires pour en assurer la maintenance régulière.

Le carnet d’entretien vient assurer une certaine constance sur le plan de la gestion du bâtiment, tout en permettant un transfert des connaissances. Il fait ainsi épargner du temps précieux aux administrateurs, actuels et futurs.

Un carnet d’entretien bien structuré et respecté peut aussi représenter un outil extrêmement intéressant pour rendre la copropriété plus compétitive et attrayante sur le marché immobilier. En ne laissant aucune place à l’interprétation, il donne l’ensemble détaillé des informations dont un acheteur a besoin. Ce dernier possède ainsi la certitude que le bâtiment a été entretenu adéquatement, avec toutes les preuves à l’appui.

Qui plus est, les informations contenues dans le carnet d’entretien aideront les professionnels du bâtiment chargés d’évaluer les montants à prévoir pour le fonds de prévoyance. En ayant accès à un document qui recense l’ensemble des travaux et des dépenses encourues au cours des années précédentes, ils seront en mesure d’évaluer les coûts des futurs travaux majeurs avec une bien meilleure précision. Avec un tel guide, les administrateurs sont bien équipés pour assurer une bonne gestion du bâtiment et pour garantir que l’actif conservera sa pleine valeur sur le marché.

Que doit contenir le carnet d’entretien?

Pour remplir son objectif, le carnet d’entretien de copropriété doit contenir les informations relatives au descriptif du bâtiment, mais aussi à son historique, à son emplacement, aux tâches nécessaires à son entretien, etc. C’est un registre précieux qui répertorie et centralise l’ensemble des informations et des opérations régulières nécessaires à son entretien. Si l’étude du fonds de prévoyance balise les travaux majeurs, le carnet d’entretien, lui, s’intéresse aux tâches d’entretien, financées à même les opérations régulières.

Il doit notamment contenir :

• L’historique du bâtiment et de son emplacement ;
• Le permis de construction du bâtiment ;
• La description technique du bâtiment, incluant les plans d’architecte, les plans cadastraux, les études techniques et les plans d’ingénierie ;
• Le registre des travaux importants réalisés, avec les dates de réalisation précises, les devis, les factures, les plans, les garanties et les coordonnées des entreprises qui ont été mandatées ;
• La liste des parties communes de la copropriété ;
• Tous les contrats d’entretien et de garantie, avec leur date d’échéance ;
• Un calendrier de l’entretien préventif des équipements et une grille de vérification ;
• Les manuels d’utilisation des équipements ;

Bien réalisé, le document est un outil de travail indispensable pour les administrateurs. Il facilite la planification budgétaire, simplifie le suivi des tâches d’entretien et permet un excellent partage des connaissances entre les administrateurs présents et futurs.

Pourquoi faire appel à Inspro?

La première étape de la préparation du carnet d’entretien est l’accès aux informations et aux documents. Cette étape à elle seule peut prendre un certain temps, car elle peut nous obliger à faire des démarches auprès d’anciens administrateurs ou même d’anciens contractants.

L’aide d’un professionnel s’avère ici précieuse. Notre équipe étant bien au fait des exigences de la loi 16, nous pouvons vous accompagner dans la recherche des informations et dans la préparation du carnet d’entretien. Vous risquez moins d’échapper une information ou d’oublier un document important. Vous gagnerez ainsi un temps précieux pour planifier adéquatement les tâches et les coûts de l’entretien du bâtiment.

De plus, notre expertise du bâtiment nous permet d’identifier précisément les éléments à inclure dans un plan d’entretien. Grâce à nos connaissances des matériaux et des codes du bâtiment, nous pouvons vous aider à mettre en place un plan qui maintiendra adéquatement l’intégrité du bâtiment et de ses composantes.

Pour en savoir plus sur le carnet d’entretien d’une copropriété, contactez l’équipe d’Inspro!